経営者の方から、
こんな話をよく聞きます。

「会議をしているんですが、
終わった後に
何が決まったのかよくわからなくて」

会議の時間は取っている。
参加者も集まっている。
話し合いもしている。

それでも翌週、
また同じ話が出てくる。

「結局あれ、どうなりましたっけ」

こういうとき、
多くの場合
こんな風に
考えるのではないでしょうか。

「参加者がもっと真剣に考えていれば」
「ファシリテーションがうまければ」

進め方や参加者の姿勢に
原因を探し始めます。

ただ、
会議の中身を見る前に、
一つ確認したいことがあります。

その会議に入る前に、「何を決めるか」が見えていたか

会議が終わっても何が決まったかわからない。

その理由の多くは、
会議の中にあるのではなく、
会議が始まる前にあります。

「何を決めるか」が
事前に参加者全員に渡されていたか。

決めるための情報や判断材料が、
会議の場に入る前に
共有されていたか。

この設計がないまま会議を始めると、
会議の場が
「決める場」ではなく
「話し合う場」になります。

話し合うことが目的になると、
何かを決めなくても
会議は成立してしまいます。

話し合う会議なのか、決める会議なのか

一つの会議の中に、
複数の目的が混在していることがあります。

情報共有をしている。
意見を出し合っている。
何かを決めようとしている。

この3つが混ざっていると、
参加者は「いまこの会議で何をすべきか」が
わかりにくくなってしまいます。

情報共有は、
会議の前に渡せるものが多いです。

意見を出し合う場と、
決める場は、
分けた方が機能しやすいことがあります。

「話したけど決まらなかった」
「決まったと思っていたが、
認識がバラバラだった」

こういう状態が続くとき、
会議の目的そのものが
整理されていないことがあります。

「決まった」の中身が、人によって違う

会議で決まったと思っていた。

でも翌週確認すると、
「あれ、そういう決まり方でしたっけ」
となる。

これは記憶力や注意力の問題ではなく、
「何がどのレベルで決まったか」が
会議の場で共有されていないことから起きます。

方針が決まったのか。
具体的なアクションが決まったのか。
次回の会議で決めることが決まったのか。

決定の種類が言葉になっていないと、
参加者それぞれが
「決まった」を
別の意味で持ち帰ります。

だから会議の最後に、
今日決まったことは何か。
次に確認することは何か。

この2つだけでも
言葉にしておく必要があります。

その会議に入る前に、
「何を決めるか」が
参加者全員に見えていたか。

次の会議では、
議題の横に一言だけ
書き足してみてもよいと思います。

「共有する」
「意見を出す」
「決める」

これらのどれをする時間なのか。

それが見えるだけでも、
会議の終わり方は変わってきます。

グロウスリーでは、
会議・仕事の進め方・育成のどこに
動きにくさが生まれているかを、
現場の場面から一緒に見立てています。

うまく言葉になっていなくても、
最近気になっている場面から
始めることができます。