新しいシステムを
入れた。

それなのに

思ったほど
楽になっていない。

そんな声を
聞くことがあります。

入力を減らしたい。

残業を減らしたい。

人手不足を
少しでも補いたい。

そこで

新しいシステムを入れる。

便利なツールを使う。

自動化できるところを
探してみる。

もちろん

そうした省力化が
役に立つ場面はあります。

でも

仕事の流れそのものに
無理が残ったままだと

道具を変えても
思ったほど時間が
減らないことがあります。

時間を使っているのは、作業だけではない

仕事にかかる時間というと

入力する時間。

資料をつくる時間。

作業する時間。

そうしたものを
思い浮かべやすいものです。

でも実際には

上司の確認を
待っている。

必要な情報が足りず
担当者に聞き直している。

一度入力した内容を
別のシステムにも
入力している。

途中で条件が変わり
最初からやり直している。

こうした時間も

仕事が終わるまでの
時間には含まれています。

作業そのものを
少し速くするだけでは

その前後にある
待ちや戻りが残れば

仕事全体は
あまり速くならないことがあります。

どこで仕事が止まっているか

たとえば

お客様から
依頼が入る。

担当者が
内容をまとめる。

上司に確認する。

ところが

上司が忙しくて
確認が翌日になる。

確認すると

必要な情報が
一つ足りない。

もう一度
お客様に確認する。

戻ってきた内容を
また上司に見てもらう。

実際に手を動かしている時間は
それほど長くなくても

仕事が終わるまでには
何日もかかることがあります。

こういうとき

担当者に
「もっと早くやって」

と言っても

改善できる時間は
それほど多くありません。

考えたいのは

誰が遅いかではなく

仕事が
どこで止まり

どこで戻っているのかです。

人を急がせるより、流れを変える

仕事が止まる場所が
わかってくると

打ち手も
少し変わってきます。

毎回確認しているなら

どこまでは
担当者が判断してよいのかを
決める。

情報不足で
何度も戻るなら

最初に確認する項目を
そろえておく。

同じ内容を
何度も入力しているなら

そもそも
一度で済ませられないかを考える。

特定の人に
仕事が集中するなら

その人にしか
できない部分はどこなのかを
切り分ける。

こうして

待つ。

戻る。

重ねてやる。

そうした時間を
少しずつ減らしていく。

すると

同じ人数でも

今まで時間を取られていた分を
別の仕事に
使いやすくなります。

省力化というと

人を減らすことを
想像しやすいですが

今いる人の時間を

より価値を生み出す仕事に
使えるようにすることも

大切な省力化だと
考えられます。

何を減らしたいのかを、先に決める

新しいシステムや
便利なツールは

仕事を変える
大きな助けになります。

ただ

何を減らしたいのかが
曖昧なままでは

新しい道具を入れても

今までの仕事を
新しい方法で
繰り返すだけになることがあります。

減らしたいのは

入力する時間なのか。

確認を待つ時間なのか。

やり直す時間なのか。

判断に迷う時間なのか。

そこがわかると

初めて

何を変えるのか。

どこを仕組みにするのか。

どんな道具を使うのか。

という話が
考えやすくなります。

「もっと効率化したい」

そう感じたときは

新しいものを
足す前に

今の仕事は
どこで止まり
どこで戻っているだろう。